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企业反舞弊合规体系的构建：反舞弊合规管理制度、风险监控制度和举报投诉制度

商业合规观察 2022-11-01 12:02 发表于上海

来源：京师律所

作者：京师上海分所骆文龙律师、王亚丽



舞弊是指公司内、外人员采用欺骗等违法违规手段，谋取个人不正当利益，损害正当的公司经济利益的行为；或谋取不当的公司经济利益，同时可能为个人带来不正当利益的行为。反舞弊合规是企业内部合规的重点领域，中兴、腾讯、华为、京东、阿里巴巴等大型集团公司都制定了相应的内部政策，构建反舞弊合规体系的目的在于通过完善的内部规定和应对机制，在减少舞弊行为发生的同时能应对随时可能出现的各种舞弊风险。本文将从反舞弊合规管理制度、风险监控制度和举报投诉制度三个方面对如何构建企业反舞弊合规体系作简要阐述。



一、反舞弊合规管理制度

反舞弊合规管理制度是合规体系搭建的基础，是典型的事前合规，拟通过完善的合规制度、优秀的企业文化等减少舞弊行为的发生。合规管理制度包括了三个部分：一是合规管理机构；二是合规制度；三是企业合规文化。


（一）合规管理机构

反舞弊合规作为企业合规的重点领域，理应成立专门的反舞弊合规部门或者团队，在组建该部门或者团队时应遵循以下两个原则：


第一，相对独立性原则。无论是底层员工还是管理层，都有可能发生舞弊行为。反舞弊合规的目的是通过自上而下的合规建设，确保在必要时能够实现以下克上，对相关舞弊人员进行惩处，从而维护公司整体的利益。因此，在部门设立时必须遵循相对独立性原则，确保其能够实现对公司全体员工包括管理层的舞弊行为的管控，在开展反舞弊工作时不会受到多方掣肘。

从整个组织架构来看，反舞弊合规体系应属于企业大合规体系的一个组成部分，在已经组建合规管理委员会的前提下，反舞弊合规部门应隶属于合规管理委员会。但基于反舞弊工作相对于税务合规、进出口合规等专项合规之间的差异性，必须确保其权限能覆盖公司全体员工，上不封顶，因此，该部门必须相对独立，许多大型集团公司都专门设置了一级反舞弊合规部门，例如阿里2012年就设立了“廉政合规部”，该部门专司腐败调查、预防及合规管理，只向集团首席人力资源官汇报，和其他业务部门保持充分独立，不受其干预。

京东的“内控合规部”号称京东最“狠”的部门，直接向集团CEO汇报，从治理结构上具有举报受理和调查工作的独立性和客观性。腾讯的反舞弊调查部在受理举报时也会强调其独立性。还比如美团的“阳光委员会”，小米的“监察部”、字节跳动的“企业纪律与职业道德委员会”、百度的“职业道德建设部”以及360的“道德委员会”等，为了确保反舞弊工作开展的有效性，公司企业在部门设置时都会确保其权限足够且相对独立。

第二，专业性原则。职业舞弊行为类型大致可以分为三类：一是腐败，包括了行贿受贿、非法赠与、利益冲突等；二是资产侵占，常表现为滥用发票报销虚假费用、侵占并倒卖公司资产等；三是财务报表舞弊，例如记录虚假销售以增加收入、夸大费用科目以少缴税等。上述行为大多具有隐蔽性、专业性等特点，在组建内部团队时，要确保其专业性，可以吸收前公安、前检察院以及审计、财务、采购等业务部门的专业人士，组建专业复合型团队，便于应对可能出现的疑难复杂的舞弊案件。例如百度的“职业道德建设部”，部门的核心成员均为从事过企业内审、检察官、警察等职业的专业人士，具有高度专业性。

在内部组建出现短板以及内部调查明显不足时，有必要引入专业的第三方机构，例如专业的反舞弊律师团队，在反舞弊过程中他们往往更能做到客观中立，并且专业娴熟效率更高，更容易出成果。

（二）反舞弊管理制度
要想实现对企业的规范化治理，必须制定相应的管理制度，同样反舞弊合规也必须有章可循。反舞弊管理制度一般应包含以下七个方面的内容：（1）反舞弊工作的宗旨、舞弊的概念及形式；（2）反舞弊的责任归属；（3）舞弊的预防和控制；（4）舞弊案件的举报、调查和报告；（5）反舞弊工作常设机构及职能；（6）反舞弊工作的指导和监督：（7）舞弊的补救措施和处罚。

反舞弊管理制度是在总体层面对企业的反舞弊管理作出的框架式、总则式规定，该规定应通过书面形式提供给公司全体董事、监事、高级管理人员以及其他员工，并且应当在企业内部办公系统中进行留档，以供全体人员随时查看，同时也应注意通过恰当途径对外公示，方便合作伙伴、顾客以及社会公众等知悉相关制度内容。

（三）企业合规文化
企业开展反舞弊合规工作的最终目的是积极预防舞弊行为的发生，奖励举报、开展反舞弊调查、内部惩罚或者移交司法机关等都只能说得上是事后补救，从维护公司利益的角度，防患于未然要远优于亡羊补牢。要想实现对舞弊行为的积极预防，必须重视企业文化建设，无论是京东所倡导的“廉洁京东、对腐败零容忍”，还是华为的“《EMT自律宣言》”都是一种企业文化、企业价值观。对于如何形成一个正向的企业价值观，笔者认为应从以下两点入手：

第一，高层重视。反舞弊合规本身就是自上而下的，企业价值观往往也来源于核心领导人的价值观，开展反舞弊工作也需要高层的支持，因此作为企业高层必须重视企业文化建设，他们应该以实际行动（会议、发言、公告、文件签署等），正式而持续地向企业全体人员表态。所谓上梁不正下梁歪，如果企业核心领导人自身就没有树立一个正确的价值观，反舞弊工作的开展必然困难重重。

中兴在构建反贿赂管理体系时将“高层重视”列入八要素之一，高层的高度重视不仅体现在自身的合规经营、合规决策、对所管辖业务的合规性负责上，还包含了合规意识提升和文化培养方面，公司高层的身体力行。反舞弊合规文化建设必须从高层做起，企业高层必须意识到只有在阳光之下，万物才能茁壮成长。

第二，反舞弊培训。展开培训是企业反舞弊价值观由上及下实现全覆盖的关键，包括对董事会及总部和各分支机构管理层的定期培训，新员工入职培训中关于企业文化、职业道德、利益冲突及举报途径等内容的强化，以及对外部业务合作伙伴的反舞弊相关培训等，确保内外部人员对企业的反舞弊规定及内控措施的了解。在刑事案件办理过程中，辩护人往往会强调犯罪嫌疑人的违法性认识，在企业内部，我们要不断强化企业管理层及员工的反舞弊意识，让“廉洁”、“公开”“透明”等价值观融入内化到企业管理和文化中。

二、风险监控制度

风险监控制度是搭建反舞弊合规体系的三驾马车之一，主要包含以下三个方面的内容：

第一，对舞弊风险的识别和预警。风险识别是指企业查找各业务单元、各项重要经营活动及其重要业务流程中有无风险、有哪些风险的过程。企业应全面系统梳理经营管理活动中存在的舞弊风险、对风险发生的可能性、影响程度、潜在后果等进行系统性分析、识别、预判，对于典型性、普遍性和可能产生较严重后果的风险及时发布预警。

企业应对其所属的内外部环境以及主要业务等方面予以综合考虑，以识别可能存在舞弊风险的重点领域，必要时可以委托外部咨询机构、律师事务所或会计事务所协助对舞弊风险进行有效识别。

第二，对自身合规有效性的监测和评估。企业应定期对自身反舞弊合规管理的有效性进行监测，综合考虑企业内外部环境的变化以及发现的舞弊漏洞，对反舞弊合规管理体系进行修正和优化。这种监测往往都是通过风险评估来完成的，可以由企业内部合规管理部门来进行，也可以聘请外部第三方专业机构来进行评估，企业管理层针对风险评估中发现的合规风险、采取政策或程序上的补救措施。

第三，对出现的舞弊风险采取及时有效的控制和处置措施。该部分的核心问题就是“问责”，包括了内部惩处和外部司法移送两方面的内容。

内部惩处主要从两个层面入手：一是适当的内部奖惩。对发现舞弊的部门和员工进行必要的惩戒，作出是否采取纪律处分的决定，必要时可以终止合同，同时对遵守合规计划的部门、员工以及举报人员进行必要的奖励，对其进行鼓励；二是内部合规体系的修正和更新。对发生的舞弊行为进行分析和评估，确定其发生的主要原因，通过自我评估、内部审计及内外部举报等途径，对合规体系的有效性进行持续监控，定期对整个反舞弊的框架进行回顾，发现漏洞并进行及时修正。对于合规体系的修正，应及时企业员工及外部相关人员进行培训及沟通。

外部司法移送是可选项不是必选项，企业可以根据自身需求、具体的舞弊情节，决定是否将相关责任人员移送至司法机关。外部司法移送一直是反舞弊工作开展的重点和难点，其中对于证据的收集、与当地公检法机关进行良好沟通等都需要专业人员介入，企业在组建合规团队时必须考虑到团队的专业能力建设，在必要时可以聘请外部律师进行补强。


三、反舞弊举报投诉制度

举报、投诉是获取舞弊线索最高效途径之一，2020年ACFE（Association Of Certified Fraud Examiners，注册舞弊审查师协会）反舞弊调查报告显示，44%的舞弊案件是通过举报热线发现的，15%的案件线索来自内部审计，11%的案件线索来自管理者的审查。因此，举报投诉制度是构建完善的反舞弊合规体系的关键一环，下面将从三个问题探讨如何制定完善的举报投诉制度：

（一）如何设置举报渠道？
在设置举报渠道时，应遵循内外兼顾、公开通畅的原则。企业可以根据自身工作模式、沟通惯例等设立合适的举报途径，要确保无论是公司内部员工还是外部相关人员，在发现或者怀疑存在舞弊线索时可以通过相应的渠道进行举报或投诉。在设置举报渠道时，要注意举报途径的灵活性、信息保密性、匿名性以及便于使用等性质。目前较为常见的举报投诉渠道设置专用的举报投诉邮箱、投诉网站、微信公众号、举报热线电话、信箱等。

同时，举报信息接收人的选择尤为重要，一旦选择不当可能会直接导致整个举报制度的失效。在选择信息接收人时应注意以下两点：

一是接收举报信息的人员应当具有足够的独立性，要绝对避免该人员与舞弊风险高发部门的人员存在直接或间接的利害关系，在确保其接收信息后能免受不正当干预的情况下，可以考虑对其进行多条线的管理，确保在接收到相关信息后其能妥善处理；

二是该人员必须具备相应的专业能力，承担该职能的人员应当具备相关法律知识或财务背景，并且经过了系统性的培训，能胜任该项工作。必要时可以选择设置外部独立的举报渠道，由专业的律师团队作为举报信息的接收者，律师作为专业人员，能对线索可能涉及的法律风险进行更为精准、专业的评估和计划，并在获取线索之后能进行深入挖掘，排除其他不当干预。例如中兴就专门聘请外部律师事务所作为独立第三方提供专门举报服务。

（二）如何收集与处理举报信息？
第一，可以拟定举报信息的规范化格式，提高信息收集整理的效率。企业可以根据自身具体情况，对举报信息设置相应的格式，例如举报人的基本信息、举报事件的类型、可能涉及的项目信息、与公司的关系、相应的证据材料等。当然，该格式化要求不应具有强制性，否则就本末倒置，妨碍了企业对于舞弊线索的获取。

第二，建立舞弊事项登记簿，对于所掌握的舞弊事项和线索进行初步筛查、分类、分级别进行登记。从保密原则出发，对该登记簿应执行严格保密制度，在有限范围内只针对特定人员开放获取通道，避免信息外泄，过早打草惊蛇。

第三，对舞弊线索进行分析，确定具体的行动方案。对于举报事项，相应的反舞弊机构应进行综合分析和评估，重点考虑该事项的重大性以及敏感性两个方面。在确定具体行动方案之前，要根据案件的大小、涉及员工的级别、涉及事项的敏感性等报相应的负责人审批，经内部立案之后再采取行动。

（三）如何保护举报人？
根据2008年财政部会同证监会、审计署、银保监会制定的《企业内部控制基本规范》的规定，企业应当建立举报人保护制度，并且应及时传达至全体员工。对举报人的保护是保障举报投诉制度有效运行的关键，企业必须重视并严格保护举报人的安全。总体而言，可以从三个方面保护举报人。

第一，对举报人信息进行严格保密。可以聘请外部独立的第三方机构对保密人信息进行储存，严格限制企业内部人员及相关人员接触到该类信息。

第二，对正当的举报行为进行奖励并为举报人提供充分保障。企业可以根据具体情况给予举报人员奖励，如发奖金、职务升迁等，并根据实际情况决定公开或不公开表彰及奖励。并且对于外部人员举报，也可以根据实际情况为其提供相应的保障或者奖励。

第三，严禁打击报复或者不正当对待举报人。在举报人及其家属因为举报行为面临骚扰、歧视、不恰当的劳动处理、不正当的民事诉讼或刑事控告时，企业应及时介入并予以严厉惩处，触及法律的，应移交司法机关处理。必要时，应对举报人进行相应的补偿、提供心理健康咨询服务等。

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